Papierkram

Einfach E-Mailadresse eingeben und los legen.

Die traditionelle Aktenverwaltung heisst heute bei manchem computergeübten Büroarbeiter nur noch abwertend "Papierkram". Tatsächlich muss das Papier manuell zu den jeweiligen Lesern transportiert werden, häufig in mehreren Kopien und es muss aufwendig archiviert werden. Das belastet die Umwelt und es erfordert hohe Prozesskosten, denn es ist allemal kostengünstiger, ein Schriftstück elektronisch von Bildschirm zu Bildschirm zu versenden und elektronisch zu archivieren. Zu diesem hohen Aufwand beim Papierkram ist eine Alternative verfügbar. Seit einigen Jahren bereits gibt es in vielen Büros den Trend zum papierlosen Büro, in dem gänzlich oder doch zu grossen Teilen auf den Einsatz von Papier verzichtet wird und mithilfe von Datennetzen, Programmen, intelligenter Archivierung und Einsatz von mobilen Endgeräten der elektronische Dateienverkehr die Papierumläufe ersetzt.

Elektronisches Verzeichnis als Zwischenschritt

Als Zwischenschritt wird die elektronische Verzeichnung der Akten, ihrer Inhalte und Umläufe in der Organisation elektronisch verzeichnet, um die Akten und ihre Inhalte schneller auffindbar zu machen. Der Akteninhalt selbst bleibt aber in diesem Zwischenschritt in Papierform. Solche Zwischenlösungen werden bereits seit den achtziger Jahren praktiziert. Ein Schwerpunkt für solche Lösungen sind Archive. Hier kann der Papierkram durch Software gesteuert, wenn auch noch nicht ersetzt werden.

Klassische Organisation der Akten

Die Archivierung von Papier ist extrem anspruchsvoll. Der Anspruch besteht darin, dass der Stand einer Sache jederzeit nachbildbar sein und jedes gesuchte Schriftstück zeitnah gefunden werden können muss. Es ist schwer, den Papierkram zu organisieren. Ausgeklügelte Archivierungssysteme müssen die Verfügbarkeit der notwendigen Schriftstücke an den Arbeitsplätzen, den Zugriff anderer Abteilungen, den Transport von Kopien und die Durchschaubarkeit des Archivsystems sicherstellen. Es ist nicht so einfach, den Papierkram zu erledigen. Kompliziert wird die Aktenführung durch die Tatsache, dass die eigentliche Geschäftsvorfallakte, die sich im Umlauf durch die Organisation befindet, von der Handakte zu unterscheiden ist, die stets beim Akteninhaber verbleibt. Zwischen diesen beiden Aktenformen kommt es häufig zu Überschneidungen und Falscharchivierungen. Problematisch sind die Prozesse der Organisation des Umlaufes der Geschäftsvorfallakten. Hier müssen unter Umständen in jeder Abteilung Postbücher geführt werden, um feststellen zu können, wann sich welche Akte wo in der Organisation befindet. Weiterhin zu unterscheiden sind einerseits Akten, die sich in ständiger Verwendung befinden oder deren wiederholte Verwendung auch nach längerer Ruhezeit nicht auszuschliessen ist. Andererseits gibt es Akten, die aus länger zurückliegenden Geschäftsjahren stammen. Diese Akten müssen schon aus Platzgründen archiviert werden. Sie gehen dann zumeist in ein Zentralarchiv, in dem aber während der Pflichtaufbewahrungszeit die Wiederauffindbarkeit gewährleistet werden muss.

Dies sind einige Beispiele dafür, wie die Basisgrundsätze ordnungsgemässer Aktenführung erfüllt werden können. Solche Grundsätze sind etwa die Nachvollziehbarkeit aller Handlungen durch zugehörige Geschäftsvorgänge, die Echtheit der Unterlagen und ihre Archivierbarkeit entsprechend den gesetzlichen Vorschriften, vor allem aber der stets zuverlässige und schnelle Zugriff auf benötigte Informationen durch jeden dazu Berechtigten. Zu hohem Aufwand führt die Tatsache, dass manche Akten ohne den Bezug zu anderen Papieren in anderen Akten nicht auskommen. Hier helfen Aktenzeichen. So ist es unerlässlich, dass in jeder Organisationseinheit jede wichtige Akte mit einem eindeutigen der Abteilung und dem Vorgang zugeordneten Aktenzeichen versehen wird. Andere Akten, die auf diese Akte ohne die Existenz von Kopien Bezug nehmen müssen, verwenden dann dieses Aktenzeichen. Werden diese Grundsätze verletzt, können schnell hohe Prozesskosten verursacht werden.

Das papierlose Büro

Längst haben Organisatoren bemerkt, dass bei Beachtung gewisser Rahmenbedingungen durch den Verzicht auf Papierkram im Büro erhebliche Prozesskosten insbesondere in grösseren Organisationseinheiten eingespart werden können. Selbst wenn im Rechnungseingang auf Papier nicht verzichtet werden kann, werden entstehende Papiere eingescannt und elektronisch versandt, aufbewahrt und archiviert. Solche Prozesse werden häufig zu externen Dienstleistern ausgelagert.

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