Mahnung

Nicht alle Debitoren, bzw. Schuldner zahlen pünktlich ihre Rechnungen. Das kann schnell zu Liquiditätsengpässen bei den Gläubigern führen. Um dies gar nicht so weit kommen zu lassen, bietet sich das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen an. Doch wie ist das Mahnwesen in der Schweiz geregelt und was können Sie unternehmen, wenn das auch nichts nützt?

Rechtslage für Mahnungen

Das Mahnwesen ist in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt. Das heisst, Sie sind als Gläubiger nicht dazu verpflichtet, Ihre Debitoren zu mahnen, nachdem die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Sie könnten sofort die Betreibung einleiten. Allerdings empfiehlt es sich aus finanzieller Sicht meist dennoch erst zu mahnen. Ein Betreibungsverfahren kann lange dauern und ein Vielfaches des eigentlich ausstehenden Betrages kosten. Und das ohne Garantie auf Erfolg.

Empfohlenes Vorgehen bei Zahlungsverzug

Das bewährte und übliche Verfahren im Zusammenhang mit ausstehenden Debitoren beinhaltet vier Schritte:

  • Freundliche Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung (mit Betreibungsandrohung, am besten per Einschreiben senden)
  • Einleitung der Betreibung

Die einzelnen Schritte sind auch im Artikel «Zahlungserinnerung, Mahnung oder Betreibung?» nachzulesen.

Tipp:

Tipp:

Nutzen Sie eine geeignete Business Software für Ihre Rechnungsstellung und definieren Sie Mahnstufen und automatische Mahnläufe. Erfassen Sie Vorlagen für die Zahlungserinnerung, die 1. Mahnung sowie die 2. Mahnung und entscheiden Sie, wann welches Schreiben mittels automatischem Mahnlauf geschickt werden soll. So haben Sie Ihr Mahnwesen stets im Griff. Und erst noch automatisch.

Was ist eine Mahnstufe?

Eine Mahnstufe ist ein Bearbeitungsschritt innerhalb des Mahnwesens. Dadurch, dass das Mahnwesen in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt ist, steht es dem Gläubiger frei zu entscheiden, wie viele Mahnstufen er definieren möchte. Üblicherweise unterscheidet man jedoch zwischen den bereits erwähnten 3 Stufen der Mahnung (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung).

Für jede dieser Mahnstufen legt der Gläubiger fest, ab wie vielen Verzugstagen der überfällige Rechnungsbetrag gemahnt, bzw. erneut gemahnt werden soll. Mit einer Business Software wie bexio, erfolgt alles automatisch und sie müssen sich nicht mehr um das Versenden der verschiedenen Schreiben kümmern.

Beispiel einer Mahnung: Form + Inhalt

Allgemein ist zu empfehlen die Zahlungserinnerungen und Mahnungen aus Beweisgründen per Post zu versenden. Weiter ist ein freundlicher und sachlicher Ton die bessere Voraussetzung Ihr Geld zu erhalten, als Drohungen oder Entschuldigungen von Ihrer Seite.

Was beinhaltet eine Mahnung:

Eine Mahnung ist wie ein formelles Schreiben aufgebaut und beinhaltet im Idealfall folgende Elemente:

  • Name und Adresse des Schuldners
  • Ihre Absenderadresse
  • Ort und Datum
  • Rechnungsnummer
  • Freundlicher Einleitungssatz
  • Auflistung der Rechnungsposten inkl. total geschuldeter Betrag
  • Neue Zahlungsfrist

Was beinhaltet eine Mahnung nicht:

Nicht in ein Mahnschreiben gehören die folgenden, eher kontraproduktiven Elemente:

  • Drohungen
  • Entschuldigungen von Ihrer Seite
Inhalt einer Mahnung: Vorlage und Beispielsätze

Inhalt einer Mahnung: Vorlage und Beispielsätze

Zahlungserinnerung:

  • «Im hektischen Alltag kann es schnell passieren, dass eine Rechnung vergessen geht. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Sie unsere Rechnung vom XX. Januar 2016 noch nicht beglichen haben. Wir bitten Sie daher die Zahlung bis zum XX. Januar 2016 vorzunehmen.»
  • «Vielleicht haben Sie es übersehen, aber die Rechnung vom XX. Januar 2016 ist noch ausstehend. Bitte nehmen Sie die Überweisung bis zum XX. Januar 2016 vor.»

1. Mahnung:

  • «Trotz unserer Zahlungserinnerung vom XX. Januar 2016 haben Sie die offene Rechnung über CHF XXX.- noch nicht beglichen. Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis Ende dieser Woche ein oder kontaktieren Sie uns, sollte Ihnen die Zahlung zur Zeit nicht möglich sein.»
  • «Mit unserem Schreiben vom XX. Januar 2016 haben wir Sie an die offene Rechnung über CHF XXX.- erinnert. Bis heute konnten wir keinen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen. Wir bitten Sie daher nochmals, den Rechnungsbetrag bis Ende dieser Woche zu überweisen. Können Sie die Frist nicht einhalten, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir eine Lösung finden können.»

2. Mahnung:

  • «Wir haben Sie bereits mehrmals darauf aufmerksam gemacht, dass der Rechnungsbetrag von CHF XXX.- noch ausstehend ist. Bis heute konnten wir keine entsprechende Zahlung verbuchen. Wir fordern Sie daher letzmalig dazu auf, die Rechnung Nr. XXX bis zum XX. Februar 2016 zu begleichen. Ansonsten werden wir ohne weitere Mitteilung die Betreibung einleiten.»
  • «Auf unsere Mahnung vom XX. Januar 2016 haben Sie nicht reagiert. Sie haben uns auch nicht diesbezüglich kontaktiert. Wir fordern Sie deshalb erneut auf, Ihrer Zahlungsverpflichtung bis zum XX. Februar 2016 nachzukommen. Andernfalls sehen wir uns dazu gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.»

Wenn Mahnungen nichts nützen

Ablauf Betreibungsverfahren

Wenn die Mahnungen nichts genützt haben und Sie noch immer auf Ihr Geld warten, dann leiten Sie als letzten Schritt die Betreibung ein. Das Betreibungsverfahren in der Schweiz ist im Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG) geregelt.

Mit Ausfüllen des entsprechenden Formulars, dem sogenannten Betreibungsbegehren, setzen Sie den Prozess in Gange. Anschliessend erhält der Schuldner, also Ihr Debitor, einen Zahlungsbefehl vom Betreibungsamt zugestellt. Nach Erhalt des Zahlungsbefehls hat der Schuldner 10 Tage Zeit Rechtsvorschlag zu erheben. Damit bestreitet er das Vorhandensein der Schuld. Nun müssen Sie als Gläubiger beweisen, dass die Forderung tatsächlich besteht. Dazu eröffnen Sie beim zuständigen Gericht ein Rechtsöffnungsbegehren und belegen die Forderung zum Beispiel mit einem entsprechenden Vertrag zwischen Ihnen und dem Schuldner. Damit wird das Betreibungsamt die Betreibung, entweder auf Pfändung oder auf Konkurs einleiten.

Nun unterscheidet sich der Ablauf je nach Art des Betreibungsverfahren. Hilfreiche Erklärungen zum weiteren Ablauf mit detaillierten Beschreibungen zu den einzelnen Schritten finden Sie hier: Ablauf Betreibung

Kurz gesagt: Was tun, wenn Sie Ihr Geld nicht erhalten?

Kurz gesagt: Was tun, wenn Sie Ihr Geld nicht erhalten?

Wenn Sie ausstehende Debitoren haben, versuchen Sie diese erst freundlich an die offene Rechnung zu erinnern. Erhalten Sie Ihr Geld dann noch immer nicht, senden Sie die 1. Mahnung. Auf diese folgt die 2. Mahnung unter Betreibungsandrohung (Hinweis: Senden Sie diese aus Beweisgründen eingeschrieben). Sollten Sie nach der 2. Mahnung immer noch auf Ihr Geld warten, leiten Sie als letzten Schritt das Betreibungsverfahren ein.

Mit bexio erstellen Sie Rechnungen mit einem Klick. Sie definieren die Zahlungsfrist auf Ihren Rechnungen selber und entscheiden, wann eine Mahnung ausgelöst wird. So haben Sie Ihr Mahnwesen dank automatischen Mahnläufen jederzeit unter Kontrolle. Testen Sie bexio jetzt 30 Tage kostenlos und unverbindlich.

bexio jetzt 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen