Lieferschein - das Dokument vom Versender bis zum Empfänger

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Der Lieferschein ist ein Geschäftsbrief, für den es allerdings keine gesetzlich vorgeschriebenen Regeln für seinen Inhalt und seine Form gibt. So ist heute neben dem Lieferschein in Papierform, der traditionell und schon sehr lange benutzt wurde, auch der elektronisch übermittelte Begleitschein gebräuchlich. Er wird sich vermutlich immer mehr gegenüber der Papierform durchsetzen. Wird der Schein auf Papier erstellt, begleitet er die jeweilige Lieferung direkt, was ihm auch eine Bezeichnung als Warenbegleitschein oder Warenbegleitbrief eingetragen hat. Dem Lieferschein vorangestellt ist häufig der Rüstschein. Er ist ähnlich aufgebaut und dient dazu, die Ware im Lager zusammenzustellen und für den Versand vorzubereiten.

 

Was muss drauf? Die üblichen Detailangaben eines Lieferscheins

Obwohl der Begleitschein nicht in seinen einzelnen Bestandteilen gesetzlich definiert ist, beinhaltet er doch in der Regel immer wiederkehrende Angaben: So sind in ihm regelmässig der Absender und der Empfänger, also die Lieferadresse, vermerkt. Darüber hinaus wird er die genaue Bezeichnung der gelieferten Waren sowie ihre Anzahl enthalten. Hat der Artikel beispielsweise eine Artikelnummer, ist deren Benennung üblich. Ebenfalls werden auf Lieferscheinen das Versand- und das Lieferdatum genannt. Besteht die Sendung aus mehreren Teilen, zum Beispiel Paletten oder Paketen, finden sich diese Angaben oft auf ihnen wieder. 

Vorlage: Die Bestandteile eines Lieferscheins

Vorlage: Die Bestandteile eines Lieferscheins

Zum Inhalt eines Warenbegleitscheins: Obwohl nicht gesetzlich vorgeschrieben, werden in der Praxis häufig die folgenden Elemente in einem Lieferschein notiert:

  • Absender
  • Empfänger mit Lieferadresse
  • Auflistung der gelieferten Ware (inkl. Details zu den Positionen)
  • Versand- und Lieferdatum
  • ggf. Gewicht
  • ggf. Zusammenstellung und Anzahl der Pakete
  • ggf. Angaben zu Kommissionen

Nicht unüblich ist es, auch die Art der Anlieferung zu benennen. Dies kann etwa ein Hinweis auf die ausführende Spedition, den Einsatz der Post oder eines Kuriers sein. Auch der Vermerk der Selbstabholung ist an dieser Stelle möglich. Sehr häufig finden sich zudem das Gewicht der Lieferung sowie ihre Zusammenstellung auf den Lieferscheinen wieder: So wird dem Empfänger signalisiert, ob er mit Einzelstücken oder ganzen Paletten zu rechnen hat. Gelegentlich finden sich auf den Begleitpapieren auch Preise und Angaben zu Kommissionen wieder.

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Wozu einen Warenbegleitschein?

Lieferscheine erfüllen eine Reihe wichtiger Aufgaben im Geschäftsverkehr: Mit ihnen kann der Empfänger der Waren leicht überprüfen, ob sich die vom Versender angegebenen Waren auch wirklich in der angelieferten Sendung befinden. Diese Eingangskontrolle gewinnt vor allem in grossen Firmen und in jüngerer Vergangenheit an Bedeutung. Denn häufig ist der Besteller einer Ware nicht deren erster Empfänger im Unternehmen. Wird etwa ein Artikel von der Einkaufsabteilung bestellt, wird die georderte Ware doch in den meisten Fällen nicht dorthin angeliefert. Meist ist dafür eine andere Stelle in der Firma, wie zum Beispiel die Warenannahme, zuständig. 

Sofern die detaillierten Angaben zu den bestellten Waren nicht beim Warenannehmer vorliegen, kann der Besteller mithilfe der Unterlagen überprüfen, ob seine Bestellung korrekt ausgeführt wurde. Denn er kann ja sicher sein, dass der Annehmende das Begleitschreiben kontrolliert hat und sich die Waren im Unternehmen befinden. Wird der Warenbegleitbrief unabhängig von der Lieferung, etwa elektronisch übermittelt, liefern einzelne Angaben in ihm ausserdem wichtige Informationen für die Logistik, die aus Hinweisen über Gewicht und Verpackung zum Beispiel Schlüsse auf Lagerraum etc. ziehen können.

Die Rechnung einfach kontrollieren

Befindet sich nun die Lieferung samt Lieferschein beim Empfänger und ist auf Vollständigkeit kontrolliert worden, wird in einem nächsten Schritt die dazu gehörende Rechnung eintreffen. Da die Rechnung in aller Regel von der gelieferten Ware getrennt vorliegt, kommt nun dem Warenbegleitschein erneut eine wichtige Funktion zu: Zur Prüfung der zu begleichenden Rechnung muss nun nicht mehr die Ware selbst kontrolliert werden, sondern der bei Wareneingang kontrollierte Lieferschein dient als Prüfungsgrundlage. Dadurch wird sichergestellt, dass auch nur für tatsächlich gelieferte Ware bezahlt wird.

Warenbegleitpapiere wie Geschäftsbriefe behandeln

Vom Gesetz her gibt es zwar keine bindenden Vorschriften für Lieferscheine, auch wenn sich eine Reihe von Angaben in der Praxis bewährt und deshalb durchgesetzt haben. Allerdings ist der Umgang mit Lieferscheinen in den Unternehmen nicht völlig frei zu gestalten. Da sie zur Gruppe der Geschäftsbriefe gehören, ist der Umgang mit ihnen, etwa was die Dauer ihrer Aufbewahrung betrifft, nicht willkürlich, sondern richtet sich nach den allgemeinen Vorschriften im Umgang mit der Geschäftskorrespondenz.

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