Kreditorenbuchhaltung - Bestandteil einer umfassenden Finanzbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung und bezeichnet alle zahlungsbedingten Vorgänge zwischen einem Unternehmen und den Kreditoren. Kreditoren sind im Wesentlichen Gläubiger, die im Rahmen von Geschäftsbeziehungen als externe Zulieferer oder Erbringer von Dienstleistungen auftreten. Die Waren oder Dienstleistungen werden dabei im Voraus geliefert oder ausgeführt. Dazu wird eine Rechnung vom Kreditor erstellt und anschließend an den entsprechenden Betrieb weitergeleitet. Die Buchhaltung einer Unternehmung erfasst die Rechnungen und archiviert diese. So wird sichergestellt, dass auch alle Rechnungen ordnungsgemäß abgelegt oder elektronisch gespeichert werden. Dadurch erhält das Unternehmen einen detaillierten Überblick, wie hoch die gesamten noch ausstehenden Zahlungen sind und zu welchem Zeitpunkt diese beglichen werden müssen.

Die verschiedenen Bestandteile einer Kreditorenbuchhaltung

Die Buchhaltung von Kreditoren besteht im Wesentlichen aus drei Aktivitäten. Dazu gehört vor allem die Erfassung von allen eingehenden Rechnungsbelegen, die von einer Unternehmung mithilfe der Buchungssätze bezahlt werden müssen. Vor allem große Unternehmen nutzen hierbei eine Buchhaltungssoftware, mit deren Hilfe sie die einzelnen Belege professionell erfassen und zuordnen können.

Ein Industrieunternehmen im Bereich des Maschinenbaus oder des Stahlgewerbes verfügt in der Regel über zahlreiche Zulieferer, die unterschiedliche Waren oder Dienstleistungen beziehen. Im Laufe eines Jahres fällt eine Vielzahl von Rechnungen an, sodass man bei einer nachlässigen Buchhaltung sehr schnell den Überblick verliert.

Eine Kreditorenbuchhaltungssoftware schafft Abhilfe

Die zugehörige Software ordnet die Beläge den jeweiligen Zulieferbetrieben zu und zeigt dem Nutzer an, bis zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung spätestens zu begleichen ist. Dies garantiert eine pünktliche Zahlung, wodurch kostspielige Mahnungsvorgänge konsequent vermieden werden.

Die Buchhaltung der Kreditoren ist bei größeren Betrieben in der Regel bei der Abteilung Einkauf angesiedelt, die nun explizit überprüft, ob die Rechnungen mit der Bestellung übereinstimmen und ob die gelieferte Menge exakt der vorher ausgelösten Order entspricht. So wird sichergestellt, dass ein Unternehmen nur die bestellte Ware/Dienstleistung bezahlt.

Bei Anlieferung einer Ware wie etwa bei Stahlprodukten oder Lebensmitteln wird genauestens die Vollständigkeit der Bestellung und die vereinbarte Qualität überprüft. Erst wenn dieser Abgleich erfolgreich bestätigt wurde, kann die Buchhaltung eine Freigabe an den zugehörigen Kreditor geben. Nun wird die ausgestellte Rechnung beglichen. Sowohl der Eingang von Rechnungen als auch die Ausführung wird von den Mitarbeitern mithilfe einer Software elektronisch dokumentiert und langfristig abgespeichert. Falls eine gelieferte Ware nicht der gewünschten Qualität entspricht, so kommt es in der Regel vor, dass die erhaltene Rechnung gemindert oder eventuell überhaupt nicht ausgeführt wird.

Ein wichtiges Feature eines Kreditorenprogramms ist die elektronische Sortierung der Rechnungen nach Eingangsdatum. So bekommt der Nutzer einen direkten Überblick darüber, welche Rechnung in nächster Zeit unbedingt bezahlt werden muss. Bei einer Nichteinhaltung von bestimmten Fristen erhält die Abteilung ein Mahnschreiben vom Kreditor oder einem extern beauftragten Unternehmen. In der Regel sind solche Schreiben mit zusätzlichen Kosten verbunden, die im Laufe der Zeit ansteigen. Falls ein Betrieb die Rechnungen nicht bezahlt, kann es auch zu einer Zwangspfändung kommen.

Die Pflege der Stammsatzdaten von Kreditoren

Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Stammsatzdatenpflege wird jedem Kreditor eine Nummer zugeordnet, sodass die Buchhaltungsabteilung sofort erkennt, welche Rechnungen bei dem zugehörigen Lieferanten oder Erbringer einer Dienstleistung anfallen. Dies vereinfacht die Finanzbuchhaltung. Zu den Stammdaten gehören unter anderem die Bankverbindung, Adresse und die Firmierung. Hier können die Mitarbeiter des Einkaufs auch ein Bewertungssystem einfügen, das die Zuverlässigkeit der Lieferanten anhand von bestimmten Kriterien wie der Vollständigkeit und Qualität der Ware bemisst. Mithilfe einer Skala lässt sich nun erkennen, ob ein Zulieferer geeignet ist oder ob man vielleicht ein anderes Unternehmen mit den benötigten Bestellungen beauftragen sollte. Auch die Stammdaten werden mit einer Software dargestellt, damit die Mitarbeiter zum Beispiel die Kontaktdaten wie Telefonnummern sofort aufrufen können.

Preisnachlass durch pünktliche Rechnungsbegleichungen

Um die Zahlungsmoral von Unternehmen zu steigern und diese mit einem Preisnachlass zu belohnen, geben die Kreditoren den Betrieben in der Regel einen bestimmten Betrag an Skonto. Wenn der Käufer einer Ware diese innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens vollständig bezahlt, so erhält die Unternehmung einen festgelegten Preisnachlass, der sich zumeist im niedrigen einstelligen Prozentbereich bewegt. Die Kreditorenbuchhaltung kann dabei einen Fokus auf die rechtzeitige Begleichung der Rechnungen legen und so Geld einsparen.

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