Das Kassenbuch

Das Kassenbuch unkompliziert führen? Einfach E-Mailadresse eingeben und los legen.

Was ist ein Kassenbuch?

In Kassenbüchern werden in chronologischer Reihenfolge alle Zuflüsse an die (also alle Bareinzahlungen) und alle Abflüsse aus der Kasse (also Barentnahmen) verzeichnet. Man nennt diese Aufzeichnungen auch Kassabuch. Es müssen der Geschäftsvorfall oder Buchungstext (also Art der Einzahlung oder Entnahme von wem oder an wen), die Nummer des zugehörigen Beleges (Quittungen), falls vorhanden der zugehörige Umsatzsteuersatz in Prozent und die Umsatzsteuerhöhe, die Höhe der Gesamteinzahlung oder Gesamtauszahlung im Geschäftsvorfall und das Datum des Vorgangs sowie der täglich saldierte aktuelle Kassenbestand verzeichnet werden. Dieser Saldo wird in der Buchhaltung in der Position Umlaufvermögen erfasst. Kassenbücher sind täglich zu führen. Werden in einem Geschäft gleichzeitig mehrere Kassen geführt, müssen für jede Einzelkasse gesonderte Kassenbücher geführt werden. Der Bargeldbestand der Kasse muss in einer Geschäftskasse oder einer gesonderten Kassette hinterlegt werden.

Der tägliche Kassenbericht - eine Kassenbuch-Anleitung

Der tägliche Kassenbericht - eine Kassenbuch-Anleitung

Der täglich oder jedenfalls an den Tagen mit Geschäftsvorfällen zu erstellende Kassenbericht gibt einen aktuellen Überblick über den Kassenbestand am Tagesende. Der Kassenbericht fasst in den Spalten Vorsteuer und Nettobetrag sowie Summenspalte die Bargeldbuchungen in Kategorien (zum Beispiel Wareneinkäufe, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen und sonstige Ausgaben) zusammen. Aus dem Kassenbestand des Vortages und dem Saldo dieser Tagesvorfälle ergeben sich die Tageseinnahme der Kasse im Saldo und nach Abzug eventueller Privateinlagen die Bareinnahmen des Tages (Tageslosung). Der theoretische Kassenbestand ist mit dem Ist-Bestand zu vergleichen, eventuelle Differenzen sind zu überprüfen oder zu buchen.

Kassenbücher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Geschäften mit mehreren Kassen wird nur ein Kassenbericht erstellt, der alle Nebenkassen und die Hauptkasse zusammenführt.

Das monatliche Kassenblatt

Das alternativ monatlich zu führende Kassenblatt zeichnet alle notwendigen Informationen aus den Kassenvorgängen eines Monats auf. Im Kassenblatt ist es auch möglich und notwendig, den Geschäftsvorfall genau zu beschreiben. Im Kassenbuch erhalten alle Belege eine Nummer, die auch im Kassenblatt aufgeführt wird. Weiterhin wird im Kassenblatt ein Gegenkonto verzeichnet, in dem entsprechend der doppelten Buchführung die Einnahme oder Ausgabe zu verbuchen ist.

Manuelle und elektronische Führung von Kassenbüchern

Falsche Einträge sollen nachvollziehbar korrigiert, aber nicht gelöscht oder überschrieben werden. Das hat zur Folge, dass einfache Programme wie Excel nicht für die Führung von Kassenbüchern eingesetzt werden dürfen. Sie entsprechen nicht den „Grundsätzen der ordnungsgemässen Speicherbuchführung“, weil hier jederzeit spurlos Änderungen vorgenommen werden können. Zulässig sind handschriftlich geführte Kassenbücher. Mögliche Instrumente der Führung von Kassenbüchern sind auch die elektronische Registrierkasse, geeignete Softwareprogramme und über Browser geführte Online-Kassenbücher. Eine Vorlage zum Kassenbuch kann aus dem Internet geladen oder in Schreibwarenläden gekauft werden.

Kassenbuchführung leicht gemacht - Jetzt bexio 30 Tage kostenlos testen