Fakturierung: Alles zum Erstellen der Faktura

Faktura als Synonym zur Rechnung: Welche Informationen brauchts?

Die Faktura ist heute vor allem in der Schweiz und in Österreich ein noch gebräuchlicher sinngleicher Begriff für Rechnung.

Doch welche Informationen sollen bei der Fakturierung enthalten sein? Eine Faktura dokumentiert die erbrachte Leistung eines Lieferanten (Menge, Art, Datum der Lieferung), das Fakturadatum, eine fortlaufend erstellte Fakturanummer sowie den Preis der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistungen zuzüglich der Mehrwertsteuer, die sich aus dem ebenfalls angegebenen Mehrwertsteuersatz für die Leistung ergibt.

 

Was heisst Fakturierung und wie kann mir Software da helfen?

Was heisst Fakturierung und wie kann mir Software da helfen?

Der Begriff Fakturierung leitet sich von Faktura ab. Deshalb wird der Prozess der Rechnungsstellung auch Fakturierung genannt. In diesem Fakturierungsprozess werden alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Informationen (siehe Einleitung) verarbeitet.

Abhängig von der Menge der Kunden kann diese Aufgabe einen sehr grossen Umfang haben und viele Ressourcen binden. Damit der Prozess der Fakturierung nicht mühsam und aufwendig ist, hilft Faktura-Software, wie zum Beispiel bexio. Dank dem Fakturierungsprogramm sparen KMU mühsame Handarbeit und haben mehr Zeit für ihre Kunden.

Ferner dokumentieren Fakturen den Absender einschliesslich seiner Firma, der Steuernummer, der Rechtsform, von Eintragungen im Gerichtsregister, Geschäftsführung bzw. Vorstand, Aufsichtsrat, bei Personengesellschaften die Firmen der Gesellschafter. Enthalten sind Adresse und eventuell Kundennummer des Empfängers sowie Angaben zu den Zahlungsbedingungen und den Zahlungsweg. Die Rechnung dient zur Benachrichtigung des Empfängers über die zu erbringende Zahlung und als Basis für die Verbuchung des Geschäftsvorfalles. Sie wird beim Aussteller im Debitorenkonto als Forderung gebucht. Der Rechnungsempfänger bucht die Rechnung als offene Verbindlichkeit in seiner Kreditorenbuchhaltung.

Sie wollen einfacher fakturieren? Hier finden Sie 5 Tipps zum Schreiben von Rechnungen.

 

Fakturierungssoftware: Die ganze Fakturierung aus einer Hand

Fakturierung muss kein mühsamer und chaotischer Prozess sein! Auf dem Software-Markt bieten Anbieter Lösungen an, die Ihre Rechnungsstellung vereinfachen: Fakturierungssoftware.

Fakturierungssoftware bexio

Mit bexio beispielsweise schreiben Sie Rechnungen schnell und einfach: Alle nötigen Informationen zur Faktura werden automatisch übernommen.
Dazu zählen Angaben über den Debitor (Kunden), Stückpreis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen eventuell auf der Basis von Preisstaffeln, Liefermengen, Bestelldokumente und einiges mehr. Da bexio eine umfassende Business Software ist, greift dieser Prozess auf Teile der Buchhaltung (Debitorendaten) oder der Warenwirtschaft (Artikel, Stückpreise) zu.

Die Rechnungsstellung selbst ist dabei kein buchhalterischer Prozess. Erst nach Fertigstellung der Faktura wird verbucht - dies übernimmt die Software für Sie.

Sie wollen Fakturen schneller versenden? Kein Problem: Wie alle Dokumente versenden Sie auch Rechnungen entweder klassisch per Post oder direkt per E-Mail aus bexio. So werden Sie schneller bezahlt.

Fakturierung inklusive Mahnwesen: Falls Kunden nicht pünktlich bezahlen, verschickt bexio automatisch Zahlungserinnerungen. Mit bexio können Sie Kunden mit überfälligen Rechnungen automatisch mahnen und sorgen so für eine hohe Zahlungsrate.

Warenwirtschaftssysteme und Fakturen

Warenwirtschaftssysteme bilden die Prozesse ab, die im Unternehmen durch den Fluss von Waren ihre Auslieferung entstehen. Insbesondere bei Produktionsunternehmen und im Handel gehört die Warenwirtschaft zum Kern des Unternehmens und ist bestimmend für seinen Erfolg. Die zeitgerechte Fakturierung ist ein zentraler Bestandteil der Warenwirtschaft, weil erst sie zu Unternehmenserlösen führt.

Nach der erbrachten Leistung gilt es, die Leistung an den Debitor zu fakturieren. Hierfür sind eine Reihe von Informationen erforderlich, die aus dem Bestellwesen, der Lagerwirtschaft, der Debitorenbuchhaltung und anderen Quellen stammen und in der Rechnungsstellung zusammengeführt werden müssen. Bei vielen Unternehmen ist die Erstellung der Faktura automatisiert. Die Fakturen werden vom System ausgestellt, manchmal elektronisch versandt und zur Buchung direkt an die Buchhaltung übergeben oder automatisch gebucht. Teil der Rechnungsstellung ist die Gutschriftenerstellung und die Verwaltung von Rabatten und Skonti. Eng verbunden damit ist das Forderungsmanagement, das sich um fristgerechte Zahlungseingänge und Risikovorsorge kümmert. Ein Teil der Risikovorsorge ist die Sammlung von Informationen über die Bonität von Kunden, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Dazu wird der Zugriff auf Debitorenkonten, aber auch auf externe Datenbanken genutzt.

Auslagerung der Fakturierung an Dritte

In einigen Unternehmen kann die Rechnungsstellung einen sehr grossen Umfang mit Tausenden von Fakturen pro Tag annehmen. Manchmal wird dann der Fakturierungsprozess komplett an externe Dienstleister ausgelagert, der ihn dann mithilfe von Fakturierungs-Software automatisiert abwickelt. Der Dienstleister erhält aus der Warenwirtschaft des Unternehmens alle notwendigen Informationen auf elektronischem Wege, erstellt die Rechnungen, versendet sie, betreibt das Forderungsmanagement und liefert gegen Honorierung seiner Leistung dem Unternehmen den kompletten Zahlungszufluss auf Basis einer sehr hohen Spezialisierung.

Mit der Faktura Software bexio können kleine Unternehmen, KMU und Startups die Prozesse ganz einfach und intuitiv selber verwalten. Testen Sie bexio jetzt kostenlos und unverbindlich für 30 Tage und sparen Sie Zeit und Geld.

Die ganze Fakturierung bequem in einer Software?

Einfach E-Mail-Adresse eingeben und kostenlos loslegen