Debitorenbuchhaltung - Nebenbuch, aber keinesfalls nebensächlich

Wer etwas verkauft – sei es ein Produkt oder eine Dienstleistung – der möchte Geld damit verdienen. Der Unternehmer interessiert sich zudem dafür, wie viel Geld er in einer bestimmten Zeitperiode mit seinen Produkten oder Dienstleistungen eingenommen hat und ob er mit seiner Strategie auf dem richtigen Weg ist oder allenfalls einen anderen Kurs einschlagen muss. Damit dies möglich wird, müssen Unternehmungen restlos alle Forderungen und offenen Posten aus Lieferungen oder Dienstleistungen überwachen und verwalten sowie die Zahlungseingänge aus diesen offenen Forderungen festhalten. Dies gelingt ihnen mithilfe der Debitorenbuchhaltung. Mit den so gewonnenen Zahlen, die sich in Bilanz sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnung niederschlagen, erhält die Firma schließlich wertvolle Informationen, anhand derer sie unter anderem den erwirtschafteten Gewinn berechnen sowie Aussagen über ihre Liquidität machen kann. Diese Abteilung der Buchhaltung liefert somit das Rohmaterial für die Berechnung wichtiger betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Eine detaillierte Kontoführung im Nebenbuch bietet dem Unternehmen aber vor allem auch wesentliche Vorteile hinsichtlich Informationsbeschaffung und -verwertung im Zusammenhang mit Geschäftsvorfällen, welche die Kunden betreffen.

Debitoren und die Buchhaltung

Debitoren, das sind diejenigen Kunden einer Unternehmung, die nicht sofort beim Bezug der Waren oder Dienstleistungen bezahlen, sondern eine gewisse Frist für die Begleichung des Kaufpreises zur Verfügung haben. Durch den Bezug von Leistungen mit fest vereinbarter Zahlungsfrist werden diese Käufer somit zu Schuldnern gegenüber der leistenden Unternehmung. Die Hauptaufgabe der Angestellten dieser Abteilung besteht darin, die Lieferungen oder Dienstleistungen an diese Vertragspartner sowie die zugehörigen Zahlungseingänge zu überwachen und zu verbuchen. Als Nebenbuch ist die Debitorenbuchhaltung Teil der Finanzbuchhaltung, die das Hauptbuch eines Unternehmens darstellt und wichtige Zahlen zum Messen des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens auf dem Markt liefert.

Forderungsmanagement und Informationsmanagement - unerlässliche Kontrollinstrumente

Ausstehende Zahlungen: Sie sind für ein Unternehmen das Ärgernis schlechthin, denn unbezahlte Produkte oder Dienstleistungen machen Sinn und Zweck einer gewinnorientierten Firma – den Gewinn – zunichte. In jedem Fall reduzieren sie diesen, wenn Rechnungen über längere Zeiträume unbezahlt bleiben und letztendlich trotz erfolgloser Mahnungen abgeschrieben werden müssen. Zwar ist die Unternehmung auf ihre Kunden angewiesen und möchte ein möglichst gutes Verhältnis zu diesen pflegen, doch: Selbst wenn ein Kunde mit Sicherheit bezahlen wird, so wirkt sich ein Zahlungsverzug immer negativ auf die Liquidität, die kurzfristig verfügbaren flüssigen Mittel, aus. Dies kann unter anderem die Handlungsfähigkeit des Unternehmens einschränken oder eine zweckmäßige Investitionsplanung erschweren. Waren oder Dienstleistungen wurden vertragsgemäß geliefert beziehungsweise erbracht, die zugehörigen Rechnungen gestellt und ordnungsgemäß verbucht. Dies erhöht in der Bilanz den Gewinn, ohne dass die Unternehmung jedoch jemals einen Cent erhalten hätte. Nun wartet die Buchhaltung auf die Zahlungen, damit aus dem verbuchten auch ein tatsächlicher Gewinn wird. Bleibt die Zahlung innerhalb der Zahlungsfrist aus, so generiert das einen Mehraufwand, weil Mahnungen verschickt werden müssen. Dabei kann eine geeignete Business Software, wie zum Beispiel bexio, helfen. Mit bexio können Sie automatische Mahnläufe generieren, welche zum von Ihnen gewünschten Zeitpunkt versendet werden. Somit sparen Sie wertvolle Zeit.

Zwar ist nicht jeder Debitor ein schwarzes Schaf, dennoch ist es für eine Unternehmung von großer Wichtigkeit, ein wirksames Kontrollinstrument zur Verfügung zu haben. Durch die ständige und umfassende Kontrolle der Zahlungseingänge ist es der Buchhaltung möglich, nicht zahlende Geschäftspartner von Warenlieferungen oder dem Bezug von Dienstleistungen auszuschließen sowie rasch auf mögliche Veränderungen im Zahlungsverhalten der Kundschaft zu reagieren. Unternehmungen bedienen sich dazu des Informationsmanagements und des Forderungsmanagements. Wie der Name bereits vermuten lässt, liefert das Informationsmanagement Informationen.

Für Unternehmen sind Informationen generell in verschiedener Hinsicht wichtig, denn sie verschaffen den verantwortlichen Mitarbeitern unerlässliche Entscheidungsgrundlagen. Die für die Debitorenbuchhaltung relevanten Informationen bestehen einerseits aus Zahlen und Fakten der Gegenwart, den offenen Beträgen, und andererseits aus vergangenen Zahlungseingängen. Aus Letzteren kann das Unternehmen erkennen, welche Schuldner ihren Verpflichtungen regelmäßig pünktlich nachkommen und welche nicht. Dementsprechend bietet sich den zuständigen Mitarbeitern sodann die Möglichkeit, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, wie bspw. einen Lieferstopp mit anschließender Beendigung der Geschäftsbeziehungen. Mitarbeiter dieses Bereichs der Buchhaltung eines Unternehmens tragen insofern eine große Verantwortung, als sie Entscheidungen treffen, die sich nachhaltig auf die finanzielle Situation der Unternehmung auswirken können. Das Forderungsmanagement kümmert sich bei Zahlungsverzug mithilfe des Mahn- und Inkassowesens um die Eintreibung der durch das Informationsmanagement ermittelten Fälligkeiten, falls nötig auch gerichtlich.

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