Bürosoftware: Welche Software KMU im Alltag brauchen

Einfach E-Mailadresse eingeben und los legen.

Heute ist sie selbst für kleine Betriebe unverzichtbar: Software fürs Büro. Wichtig dabei ist, das möglichst alle eingesetzten Programme miteinander kompatibel sind. Zum Bereich der Software für das Büro gehören auch Buchhaltung und Warenwirtschaft.

Software für das Büro wird von mehreren Lieferanten angeboten. Am meisten verbreitet sind die Officepakete von Microsoft und die kostenlose Open Source Software OpenOffice, die ein wenig mehr Computererfahrung benötigt. Wichtig ist, dass die eingesetzte Bürosoftware alle Officedateien lesen kann und alle Aufgabenbereiche abdeckbar sind. Die Software kann auf dem lokalen Rechner als Client gespeichert werden. Dokumente können in der Cloud abgelegt werden. Neuere Versionen erlauben es Teams, Dokumente und Aufgaben gemeinsam simultan online zu erarbeiten.

Textverarbeitung

Die Textverarbeitung ist das wichtigste Instrument jeder Software für das Büro. Hier wird es möglich, schnell Texte zu schreiben, sie automatisch zu korrigieren, verschiedene Sprachen zu bearbeiten und Bilder und andere Dokumente einzubinden. Es soll möglich sein, in der Textverarbeitung erarbeitete Texte mit dem Kopier- und Einsatzverfahren (CopyPaste) in andere Dokumente wie zum Beispiel Präsentationen zu übertragen. Innerhalb des Dokuments muss es möglich sein, automatisch Inhaltsverzeichnisse zu erstellen, Fussnoten anzulegen und zu verwalten und Querverweise, die sich bei Verschiebungen automatisch anpassen, einzupassen.

Buchhaltungssoftware

Um auch die Buchhaltung einfach führen zu können, bietet sich entsprechende Buchhaltungsprogramme wie bexio an. Dank automatisierten Prozessen wie beispielsweise einer direkten Verbuchung von Rechnungen erledigt sich die Buchhaltung fast von alleine. Dank einer Schnittstelle zum E-Banking können Sie auch Zahlungen direkt aus dem Büroprogramm auslösen und eingehende Zahlungen auf dem Bankkonto direkt mit offenen Rechnungen in der Buchhaltung abgleichen. So sparen Sie Zeit.

Damit Unternehmer einfacher die Übersicht behalten, helfen auch Grafiken und Reports. Ob beispielsweise die monatlichen Einnahmen und Ausgaben oder offene Kundenrechnungen: So wissen Sie immer Bescheid über die finanzielle Lage Ihrer Firma.

Fakturierungsprogramm

Zur jeden Auftragsabwicklung in einem Büro gehört auch die Fakturierung. Damit der Prozess vom Schreiben der Rechnung, über den Versand bis zum Mahnwesen reibungslos abläuft, bieten sich Fakturierungsprogramme an. Arbeiten Sie mit einem Rechnungsprogramm wie bexio haben Sie alle Funktionen aus einer Hand. Dank Textbausteinen schreiben Sie Rechnungen mit wenigen Klicks, die Adressen importiert die Software automatisch aus dem Adressbuch. Zusammen mit einem hinterlegten Katatlog übernehmen Sie das entsprechende Produkt oder die Dienstleistung und legen Konditionen (wie Preis, Menge und allfälliger Rabatt) fest - schon fertig. Ein weiterer Vorteil: Dank der Möglichkeit zum Rechnungsversand per E-Mail werden Sie auch noch schneller bezahlt.

Falls Kunden nicht pünktlich bezahlen, verschickt entsprechende Software automatisch Mahnungen: Mit bexio beispielsweise können Sie Kunden mit überfälligen Rechnungen automatisch Mahnungen verschicken.

Präsentationssoftware

Software für Präsentationen dient dazu, schnell und übersichtlich Texte, Bilder und Multimediadateien in Sheets zusammenzufassen, um so einem Publikum anschaulich Projekte oder Ideen präsentieren zu können. Der Anwender wird sich am besten als Vorlage eine Musterpräsentation mit Logos und typischem Design seines Unternehmens erstellen, auf deren Basis er künftige Präsentationen erarbeiten kann. In solchen Präsentationen können Texte, Bilder und sonstige Dateien auch animiert, also bewegt werden. Erfahrungsgemäss sollte mit optischen Effekten sparsam umgegangen werden, um das Publikum nicht zu verwirren.

Rechenprogramme

In Rechenprogrammen werden einfache oder komplexe Tabellen erstellt, um Berechnungen mithilfe selbst definierter Formeln durchführen zu können. Dabei ist es möglich, verschiedene Tabellen und sogar Dateien miteinander zu verknüpfen. Daten aus anderen Anwendungen können importiert und sogar automatisch aktualisiert werden. Sehr intensiv werden solche Rechenprogramme im Controlling in den meisten Unternehmen eingesetzt. Je komplexer die Aufgaben in einem Unternehmen sind, desto höher werden die Anforderungen an solche Rechenprogramme steigen. Es gibt auch hier neben dem Angebot Excel von Microsoft Office als Alternative Open Source Lösungen. Vom Funktionsumfang her ist das Programm Excel jedoch ungeschlagen.

In der Regel ist das Rechenprogramm neben dem Buchhaltungs- und dem Fakturierungssoftware, die für das Unternehmen kritischste Teilanwendung überhaupt.

Rechenprogramme haben zwar den Vorteil maximaler Flexibilität und geringer Kosten, besitzen aber auch den Nachteil einer gewissen Unsicherheit. Es ist nämlich sehr schwierig und komplex, Fehler, zum Beispiel in falsch eingegebenen Formeln, zu vermeiden und zu finden. Diese Unsicherheit besteht in Standardprogrammen nicht, weil hier feste Formeln und Plausibilitätsprüfungen solche Fehler verhindern.

Kundenverwaltungssoftware

Kategorien und Filter: Kunden verwalten mit der richtigen Software

 

Um Kunden und Kontakte im Blick zu haben, bietet sich Software zur Kontaktverwaltung an. Ein Programm wie bexio bietet ein zentrales Adressbuch, in dem Sie alle Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und anderen Partner schnell und einfach erfassen.

Da die Business Software webbasiert ist, greifen Sie auch unterwegs auf Ihre Daten zu: So haben Sie Ihre Kontakte überall und jederzeit im Griff. Mithilfe von Filtern und Kategorien behalten Sie den Überblick und haben alles für die Beziehungspflege (Customer Relationship Management, kurz CRM).

Lagerverwaltung

Lagerverwaltung mit Bürosoftware

Verkaufen Sie diverse Produkte aus einem Lager, lohnt es sich, auch mit einer Software zur Lagerverwaltung zu arbeiten. So behalten Sie besser die Übersicht über Warenein- und Warenausänge oder Ihren Lagerbestand. Arbeiten Sie mit einer umfassenderen Business Software wie bexio, die auch nebst der Lagerverwaltung auch Fakturierungs- und Buchhaltungsfunktion integriert, profitieren Sie von Synergien: Lagerbewegungen erfolgen automatisch nach Bestelleinang. Auch können Sie Preise und Staffelpreise verwalten und direkt Rechnungen dazu erstellen: Aufträge und Rechnungen sind mit der Lagerverwaltung verknüpft. 

Spezielle Anforderungen und Programme

Neben der Nutzung dieser erwähnten Standardanwendungen kann es je nach Unternehmen notwendig sein, bei der Beschaffungsentscheidung auch spezielle Anforderungen und Programme zu berücksichtigen. Wenn im Unternehmen Projekte verwaltet werden, sollte eine Projektverwaltungssoftware zur Verfügung stehen.

Alles aus einer Hand mit der richtigen Bürosoftware

Bürosoftware bexio bietet alles aus einer Hand

 

Mit bexio haben Sie alles, was Sie für die erfolgreiche Führung Ihres Kleinunternehmens brauchen. Mit zentraler Kundenverwaltung, Auftrags­bearbeitung und unkomplizierter Buchhaltung haben Kleinunternehmen, Selbstständige und Startups alles im Blick.

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