Erfolgreich & effizient die Bücher führen

In der Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens mit wirtschaftlichen Auswirkungen aufgezeichnet. Grundlage dafür sind Konten, auf denen Zuflüsse und Abflüsse verzeichnet werden. Für die Buchführung gelten die Grundsätze der Doppik, nach denen jeder Geschäftsvorfall sowohl auf der Sollseite als auch auf der Habenseite zu buchen ist. Zahlreiche weitere Vorschriften regeln die Erstellung von Jahresabschlüssen oder zum Beispiel die Führung von Vorsteuerkonten. Die eigentliche Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle erfolgt in chronologischer Reihenfolge, dem Buchungsjournal, das alle Geschäftsvorfälle enthält. In grösseren Unternehmen werden Hilfsbuchhaltungen eingesetzt, die in Nebenbüchern wie dem Kassenbuch, der Kreditorenbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung oder der Anlagenbuchhaltung geschlossene Buchungskreise führen, die dann im Hauptbuch auf aggregierten Sachkonten wie zum Beispiel Forderungen aggregiert werden. Personenkonten wie zum Beispiel Lieferantenkonten oder Kundenkonten werden in der Regel in den Nebenbüchern geführt. Das Hauptbuch übernimmt die aggregierten Buchungen aus dem Journal und den Nebenbüchern.

Der Kontenplan als Grundlage der Gliederung der Buchführung

Grundlage für die Gliederung der Bücher sind Kontenpläne, die dafür sorgen, dass alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen systematisch verbuchbar sind. Die Sachkonten sind mit einem numerischen Code, bei dem jede Stelle für eine Gliederungsebene steht, in den Kontenplänen gegliedert und werden so auf die Bilanzkonten beziehbar. Für einige Branchen gibt es spezifische Kontenpläne, die den Bedürfnissen der Branche besonders intensiv angepasst sind. In kleinen und mittleren Unternehmen wird meist der Kontenplan KMU eingesetzt. Dieser ist auch standardmässig in bexio hinterlegt. Selbstverständlich kann der Kontenplan nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Für Unternehmen ist es sinnvoll, die Auswahl des geeigneten Kontenrahmens mit dem Treuhänder abzusprechen. Die allgemeinen Kontenpläne können den Unternehmensbedürfnissen angepasst werden, indem zum Beispiel Konten für Geschäftsvorfälle, die im Unternehmen wahrscheinlich nicht anfallen werden, nicht übernommen werden.

Die doppelte Buchführung

Jedes Konto verfügt über zwei Seiten. Auf einer Seite, zum Beispiel Haben, wird der Zufluss auf das Konto, auf der anderen Seite, der Soll-Seite, der Abfluss vom Konto verzeichnet. Die Begriffe Soll und Haben dienen zur Unterscheidung der beiden Seiten des Kontos. Jeder Geschäftsvorfall hat Auswirkungen auf mindestens zwei Konten. So wird etwa beim Einkauf eines neuen Geschäftsfahrzeuges und dessen Zahlung durch Barzahlung das Konto Kasse mit einem Abgang belastet, das Anlagenkonto Kraftfahrzeuge aber mit einem Zugang versehen. Beide Konten sind Bestandskonten, die den Bilanzkonten entsprechen und die Auskunft über die verschiedenen Wertveränderungen und Vermögensbestände des Unternehmens liefern. Die wirtschaftliche Situation des Unternehmens hat sich in diesem Falle nicht verändert. Die Doppik erlaubt stets einen Überblick über diese wirtschaftliche Lage und erleichtert, Unstimmigkeiten wie zum Beispiel einen falschen Kassenbestand zu finden. Forderungen und Verbindlichkeiten, Erträge und Aufwände können schnell und exakt verglichen werden.

Der Jahresabschluss in der Buchführung

Im Jahresabschluss werden zunächst die Bestandskonten abgeschlossen, um so die Wertveränderungen zwischen Jahresanfang und Jahresende zu ermitteln. Bestandskonten entsprechen der Aktivseite der Bilanz wie zum Beispiel Anlagen, Bank und Kasse. Konten wie Eigenkapital und Darlehen entsprechen der Passivseite der Bilanz. Im Gegensatz zu den Bestandskonten geben die Erfolgskonten, die aus Aufwänden und Erträgen resultieren, den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens wieder. Das Hauptbuch führt Aufwandskonten, die zur Aktivseite der Bilanz gehören, und Ertragskonten, die zur Passivseite gehören. Diese Erfolgskonten haben im Gegensatz zu den Bestandskonten jeweils eine unmittelbare Auswirkung auf die Bilanz und werden im Hauptbuch abgeschlossen, indem für jedes Konto die Salden aus Soll und Haben gebildet und die Kontoendbestände in die Gewinn- und Verlust-Rechnung übertragen werden. Über die Gewinn- und Verlust-Rechnung wird die betriebliche Wertschöpfung des Jahres errechnet. Das Gewinn- und Verlustkonto, das sich daraus ergibt, wird in der Bilanz in der Position Eigenkapital abgeschlossen.

Automatische und manuelle Führung der Bücher

Es ist möglich, alle Geschäftsvorfälle in gebundenen Journalen oder Kontenblättern manuell aufzuzeichnen. Diese Art der Führung der Bücher gibt es nur noch in wenigen Ausnahmefällen. Fast alle Unternehmen bedienen sich moderner elektronischer Buchhaltungssysteme. Diese Systeme ersparen erheblichen personellen Aufwand. Sie führen Saldierungen automatisch durch und regeln die Übernahme von Buchhaltungsdaten aus den Büchern in Hauptbuch und Bilanz. Dabei stellen sie über Schlüssel und Datenbanken Eingabehilfen zur Verfügung, garantieren die Anpassung an gesetzliche Regelungen und errechnen zum Beispiel die Vorsteuerabrechnung automatisch.

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