09.02.2016 | 2 Kommentare

So schreiben Sie die perfekte Rechnung

1. Vergessen Sie das Nötige nicht

Beim Erstellen von Rechnungen müssen gesetzliche Vorgaben und formale Kriterien erfüllt werden:

  • Name, Ort und UID MwSt.-Nummer (falls vorhanden) des Leistungserbringers
  • Name und Ort des Leistungsempfängers
  • Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung (sofern diese nicht mit dem Rechnungsdatum identisch sind)
  • Genaue Bezeichnung (Art, Umfang und Gegenstand) der Leistung
  • Preis der Leistung
  • Mehrwertsteuerbetrag

2. Produkte und Dienstleistungen deutlich beschreiben

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Produkte und Leistungen unmissverständlich beschreiben. Weder für Sie noch für Ihre Kunden ist es von Vorteil, aufgrund schwammiger Bezeichnungen unnötig Zeit zu verlieren. Umfangreiche Rechnungen sollten deshalb in verschiedene Bereiche gegliedert werden; beispielsweise in der Handwerksbranche in Material-, Stunden- und Anfahrtsaufwände.

3. Regeln Sie Zahlungsbedingungen

Achten Sie darauf, die Zahlungsbedingungen genau zu bestimmen. Regeln Sie beispielsweise den Zeitpunkt der Zahlung, die Verteilung der Kosten auf Käufer und Verkäufer (Transportkosten, Versicherung etc.), die Art der Zahlung und definieren Sie Konditionen wie beispielsweise Skonto. Denken Sie daran, dass Sie mit den Zahlungsbedingungen das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden entscheidend beeinflussen können.

4. Arbeiten Sie mit Rechnungsvorlagen

Die Arbeit mit Rechnungsvorlagen spart Zeit, denn Sie müssen nicht jedes Mal von neuem die Artikel- und Funktionstexte eingeben. Ausserdem lassen sich mit Vorlagen Fehler minimieren – so dass nie mehr aus einem «Freundliche Grüsse» ein «Feindliche Güsse» wird.

5. Schreiben Sie die Rechnung zeitnah

Die Leistung wurde erbracht und man wartet lange auf die Rechnung: Nichts schlimmer als das. Stellen Sie Ihre Rechnung, wenn der Kunde sich noch an die Dienstleistung erinnern kann. Er wird diese schneller bezahlen und Sie warten weniger lange auf Ihr Entgelt.

6. Ihr Unternehmen – Ihr Design

Eine Rechnung muss kein grafisches Kunstwerk sein und schon gar nicht mit unwichtigen Inhalten überladen werden. Tragen Sie dennoch Sorge zu Ihrer Marke und Ihrer visuellen Identität. Sicher sollte Ihr Logo in bester Qualität auf der Rechnung sein. Ein 08/15-Rechnungslayout ohne Logo ist selten ansprechend.

7. Senden Sie Ihre Rechnungen elektronisch

Sparen Sie Kosten und Mühen durch den Versand von elektronischen Rechnungen. Dadurch verkleinern Sie nicht nur Ihre Porto- und Druckkosten, auch Ihre internen Prozesse werden vereinfacht. Wohl der gewichtigste Vorteil ist jedoch die Zeitersparnis – sowohl bei der Aufbereitung der Rechnung als auch bei der Dauer zwischen Versand und Erhalt der Rechnung. Zudem können Sie meist bei einem elektronischen Versand einsehen, ob Ihre Rechnung angesehen wurde; wie dies bei der elektronischen Rechnungsstellung mit bexio der Fall ist.

8. Vergessen Sie die Anhänge nicht

Je nach Kunde, Dienstleistung oder Auftrag müssen der Rechnung noch Anhänge hinzugefügt werden. Dies können beispielsweise Auftragsbestätigungen oder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sein. Denken Sie daran, alle Anhänge auf der Rechnung aufzuführen und diese dann auch mitzuliefern.

9. Achten Sie auf das genaue Ausdrucken

Achten Sie beim Druck von Rechnungen auf leere Dokumente mit einem Einzahlungsschein mit Referenznummer (kurz ESR) auf die korrekten Druckeinstellungen. Die Einstellungen Ihres Druckers haben einen grossen Einfluss auf die definitive Grösse des Einzahlungsscheins. Der Einfachheit halber erstellen Sie am besten eine Testrechnung und reichen diese dann an Ihre Bank zur Prüfung ein.

10. Probieren Sie Transpromo

Transpromo - kurz für Transpromotion - bezeichnet die Nutzung des ordentlichen Versandes von Transaktionsdokumenten (wie Rechnungen oder Lieferscheine) für Werbezwecke (Promotion). Sei es direkt auf dem Dokument oder als Beilage: Nutzen Sie die Rechnung als effektive und kostengünstigere Variante zu Massenmailings. Beachten Sie aber, dass Sie den Empfänger nicht mit unnötigen und unpassenden Inhalten überfordern.

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Kommentare

Joél Steinmann

Wie kann man Anhänge (AGB) einer Rechnung anfügen und wo kann man diese verwalten sodass diese dem Kunden beim Emailversand via BEXIO gleich mitgesendet werden?

bexio

Guten Tag Herr Steinmann

Danke für Ihre Anfrage. Sie können Ihre AGB bei den Einstellungen zum Logopapier als "abschliessendes Papier" hinterlegen.

Weitere Informationen finden Sie hier (Abschnitt "Anderes Folgepapier und abschliessendes Papier" beachten).

Beste Grüsse, Ihr bexio-Team

Simon Lerch

Wo finde ich mehr Informationen zum Transpromo? Ich würde gerne den weissen Raum auf dem Einzahlungsschein als Ankündigungen für Weiterbildungen nutzen. Beste Grüsse S.Lerch

bexio

Guten Tag Herr Lerch

Wenn Sie Werbung - wie beispielsweise Ankündigungen - auf Ihre Rechnungen drucken möchten, gehen Sie am einfachsten so vor: Gestalten Sie ein Word-Dokument (oder eine andere Vorlage) mit der Werbung und drucken anschliessend die Rechnung (mit Einzahlungsschein) darauf. Bei Fragen hilft Ihnen gerne auch unser Support unter 071 552 00 60 oder kunden@bexio.com weiter.

Besten Dank

Ihr bexio-Team

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