07.10.2016 | 0 Kommentare

11 Regeln, die Ihre Buchhaltung vereinfachen

Buchhaltung, der Traum Ihrer schlaflosen Nächte? Wohl kaum. Darum zeigen wir 11 Regeln, die Ihnen das Führen Ihrer Buchhaltung vereinfachen; ob bis zur nächsten MwSt.-Abrechnung oder bis zum nächsten Jahresabschluss.

Regel 1: Keine Buchung ohne (leserlichen) Beleg

Einer der Grundsätze in der Buchhaltung lautet: «Keine Buchung ohne Beleg». Damit Ihre Belege auch während einer langen Aufbewahrung leserlich bleiben, kopieren Sie alle Quittungen und Kassenbons, die auf Thermopapier gedruckt sind. So verbleicht nichts. Bei Ihren Buchungen muss klar sein, welche Ausgabe oder Einnahme mit welcher Quittung zusammenhängt. Zum anderen sollte auch der Grund einer Ausgabe (und deren Empfänger) oder Einnahme ersichtlich sein.

Unser Tipp zur Belegverarbeitung: Verbuchen Sie Ihre Belege am besten direkt. Hier hilft die bexio Scanner App auf Ihrem Smartphone: Einfach Beleg oder Dokument einscannen, in Ihr bexio-Konto hochladen und (mit allen Angaben) verbuchen.

Regel 2: Private und geschäftliche Ausgaben trennen

Nicht nur Geschäftsausgaben müssen Sie mit Beleg verbuchen (siehe Regel 1). Sondern auch Privatausgaben, die Sie mit der Bankkarte Ihrer Firma bezahlen. Das bedeutet Mehrarbeit für Sie und Ihre Buchhaltung. Einfacher geht es, wenn Sie private Ausgaben über Ihr Privatkonto begleichen. Kaufen Sie gleichzeitig fürs Büro und für Zuhause ein, bezahlen Sie am besten separat. So landet der Wochenendeinkauf nicht plötzlich in Ihrer geschäftlichen Buchhaltung.

Regel 3: Kreditkarte statt EC-Karte

Kaufen Sie mit der Kreditkarte ein, sparen Sie Buchungsaufwände. Warum? Ihr Bankkonto wird nur einmal im Monat belastet. Demgegenüber bedeutet jede EC-Transaktion eine Buchung auf Ihrem Bankkonto. Das heisst mehr Aufwand für Sie oder Ihren Treuhänder.

Regel 4: Sammelrechnungen ausstellen lassen

Halten Sie Ihre Buchhaltung so einfach wie möglich: Bekommen Sie zum Beispiel von Ihrem Telefonanbieter separate Rechnungen für den Festnetzanschluss, das Firmenhandy und das Internet? Reden Sie mit Ihrem Lieferanten und lassen Sie sich eine Sammelrechnung ausstellen. So müssen Sie nur noch eine Lieferantenrechnung verbuchen und verschaffen sich einen Liquiditätsvorteil, da Sie Sammelrechnungen meist erst später bezahlen können.

Regel 5: Bei Fragen zur Buchhaltung hilft der Treuhänder

Software wie bexio vereinfacht das Führen der Buchhaltung enorm. Bei Fragen oder komplexen Buchhaltungsangelegenheiten kann Sie ein Treuhänder optimal beraten. Gerade wenn Sie kein Finanzprofi sind. Eine fehlerfreie Buchhaltung hilft Nerven, Zeit und Geld zu sparen. Im Verzeichnis finden Sie einen zertifizierten Treuhänder in Ihrer Nähe, der Sie online bei Ihrer Finanzbuchhaltung unterstützt.

Ein weiterer Tipp, um Zeit und Kosten zu sparen: Übergeben Sie Ihrem Treuhänder nur relevante Dokumente beispielsweise für den Jahresabschluss. Angebote, Lieferscheine oder E-Mails sind in der Regel uninteressant. Am besten klären Sie vorab, was Ihr Treuhänder genau benötigt und geben Sie ihm diese Bereiche online in Ihrem bexio-Konto direkt frei.

Derjenige, der bei komplexen Buchhaltungsfragen weiterhilft

Derjenige, der bei komplexen Buchhaltungsfragen weiterhilft

Wie finde ich den richtigen Treuhänder? Hier finden Sie 5 Tipps zur Wahl des Treuhänders.

Regel 6: Rechnungen nur einmal erfassen und bezahlen

Erfassen Sie Zahlungen für Lieferantenrechnungen zuerst in der Buchhaltung und dann nochmals im E-Banking? Das war einmal: Mit Business Software wie bexio können Sie Zahlungsaufträge für Kreditoren in bexio erfassen und dann direkt per Mausklick an Ihr E-Banking übermitteln. Das doppelte Erfassen und Eintippen entfällt.

Regel 7: Zahlungen nicht von Hand abgleichen

Welcher Betrag zu jener offenen Rechnung wurde wann eingezahlt? Verlieren Sie keine Zeit mehr, Bankkonto und Buchhaltung mühsam von Hand abzugleichen: Nutzen Sie das Banking-Modul und gleichen Sie Ihre Gutschriften und Belastungen auf Ihrem E-Banking direkt mit Ihren Debitoren und Kreditoren in bexio ab.

Ob Zahlungen ausführen oder abgleichen: bexio bietet Schnittstellen zu diversen Schweizer Banken.

Regel 8: Ehrlich währt am längsten

Versuchen Sie nicht, private Rechnungen in die geschäftliche Buchhaltung hinein zu schmuggeln (siehe Regel 2). Bei einer Revision werden solche Versuche als Steuerhinterziehung ans Licht kommen. Konzentrieren Sie Ihre Energie lieber auf Ihr Geschäft und erledigen Sie Ihre Buchhaltung effizient. So sparen Sie Zeit und somit auch Geld.

Regel 9: Setzen Sie Addons ein, wo nötig

Addons sind Zusatzprogramme, die Sie mit bestehender Software wie bexio kombinieren können. Wollen Sie beispielsweise Ihre monatlichen Fakturierungsläufe einfacher ausdrucken, arbeiten Sie mit dem Addon «DocCenter für bexio»: Ob Einzahlungsschein oder Rechnungsblatt, die Seiten kommen automatisch aus dem richtigen Druckerschacht. 

Regel 11: Frühzeitig beginnen statt aufschieben

Führen Sie Ihre Buchhaltung stets zeitnah, damit Ihnen die Buchhaltungszahlen als Informations- und Führungsinstrument dienen. Gerade auch was Ihre Liquidität betrifft. Schieben Sie Buchhaltungsangelegenheiten gerne auf? Dann planen Sie beispielsweise wöchentlich stets das gleiche Zeitfenster ein, in dem Sie Ihre Unterlagen durchgehen. So vermeiden Sie Stress beim Einhalten von Fristen und sparen Verzugszinsen oder ähnliche Übel.

Unser Tipp: Arbeiten Sie mit webbasierter Business Software wie bexio und Ihr Büro ist überall. Für den Zugriff benötigen Sie nur eine Internetverbindung. Laptop oder Tablet dabei? Nutzen Sie Wartezeiten bei Kunden sinnvoll aus, um Ihre Buchhaltung zu aktualisieren oder schreiben Sie unterwegs Rechnungen. Weitere Vorteile der Cloud-Software bexio: Keine Installationen und weniger Ärger. Denn um Backups kümmern wir uns, Updates werden automatisch über Nacht eingespielt. Damit Sie in Ruhe schlafen können.

Wie lautet die Regel Nr. 10? Helfen Sie uns: Welchen Buchhaltungstipp gegen schlaflose Nächte kennen Sie? Was vereinfacht Ihnen das Führen Ihrer Buchhaltung? Schreiben Sie uns Tipp Nr. 10 in den Kommentaren.

Kommentare

Schreiben Sie einen Kommentar

Testen Sie bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich