14.10.2016 | 0 Kommentare

Rechnung per E-Mail: Neu auch ohne digitale Signatur erlaubt

Das Thema digitale Signatur auf Rechnungen gab in den letzten Jahren immer wieder Anlass zu Diskussionen. Müssen per E-Mail versendete Rechnungen eine sogenannte ElDI-Signatur* aufweisen? Können sie, wenn ordnungsgemäss erstellt, nicht auch einfach so versendet werden? Bisher nein, neu aber schon.

Grundsätzlich gilt: Bei Buchungsbelegen muss «unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden», schreibt die eidgenössische Steuerverwaltung ESTV. Dank der neuen Präzisierung der ESTV ist die elektronische Rechnung nun gleichgestellt mit der Papierrechnung. Vorausgesetzt, die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung gemäss Obligationenrecht (Artikel 957a) sind erfüllt, können Unternehmen also in Zukunft auf die digitale Verschlüsselung beim Übermitteln und Aufbewahren der Rechnungen verzichten.

Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung - gelten für elektronische und Papierrechnungen 

  • Vollständige, wahrheitsgemässe und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte
  • Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge
  • Klarheit
  • Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens
  • Nachprüfbarkeit

Sind diese Grundsätze erfüllt, können Rechnungen ohne zusätzliche Verschlüsselung per E-Mail verschickt werden. 

* Was ist eine ElDI-Signatur?

* Was ist eine ElDI-Signatur?

Die ElDI-V (Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements EFD über elektronische Daten und Informationen) regelt die verschiedenen Anforderungen an elektronische Daten und Informationen. Die digitale Signatur dient dem Nachweis des Ursprungs (Authentizität) und der Sicherstellung der Unverändertheit (Integrität) der Daten. Sie ist also eine elektronische Verschlüsselung eines Dokuments.

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