13.08.2015 | 3 Kommentare

Keine Buchung ohne Beleg: Der Datei-Upload

Grundsätzlich kann die Buchhaltung als Abbild des wirtschaftlichen Handelns einer Unternehmung verstanden werden1. Folglich ist sie zentral für das Verständnis aller wirtschaftlichen Zusammenhänge in einer Firma. Zu den Hauptaufgaben des Rechnungswesens zählen gemäss Lehrbuch2 etwa das Ausweisen des Vermögenbestands, das Ermitteln von Gewinnen oder Verlusten für eine gewisse Zeitperiode oder die Planung der finanziellen Mittel (Budgetierung). Des Weiteren dient die Buchhaltung dazu, sämtliche Geschäftsfälle lückenlos und in chronologischer Reihenfolge zu erfassen. Dies geschieht meist anhand von Belegen, wie beispielsweise Rechnungen oder Quittungen.

Damit die Buchungen von einem sachverständigen Dritten nachvollzogen werden können, ist allerdings ein systematischer Aufbau der Buchführung unabdingbar, was auch die Vollständigkeit von Büchern, Konten und Belegen erfordert. Aus diesen Anforderungen leitet sich der bekannte Grundsatz der Buchhaltung ab: «Keine Buchung ohne Beleg».

Der Datei-Upload von bexio

Der Aufwand zur Erfassung sämtlicher Unterlagen kann allerdings schnell gross werden; hier offenbart sich ein mühsamer Teil der Buchhaltung: Die Belege müssen sortiert, Zahlen abgetippt und diverse Zahlungen aufbereitet werden. An dieser Stelle kann eine bexio-Funktion Abhilfe schaffen: Die Möglichkeit, Dateien wie beispielsweise Belege direkt bei der entsprechenden Rechnung hochzuladen - von überall und mit jedem Zugangsgerät.

Der Datei-Upload von bexio vereinfacht die Buchhaltung.

Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile sowohl für den bexio-Nutzer, als auch für den Treuhänder: Die elektronische Ablage vereinfacht die Zusammenarbeit des Treuhänders mit seinen Mandanten. Denn Belege und andere Beweismittel werden übersichtlich geordnet und schnell gefunden, wodurch sie direkt verbucht werden können. In der Folge sparen bexio-Nutzer Zeit und Geld. Ausserdem können sie angehängte Dateien auch direkt ihren Kunden freigeben. Diese können sie dann online einsehen, was wiederum die Zusammenarbeit fördert.

Wenn Sie auch vom Datei-Upload und den weiteren bexio-Funktionen profitieren möchten, testen Sie bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich.

Falls Sie konkrete Fragen zum Datei-Upload haben, besuchen Sie doch unsere entsprechende Online-Hilfe oder wenden sich direkt an unseren Kundendienst 071 552 00 60.

Quellen:
1Littkemann, Jörn / Holtrup, Michael / Schulte, Klaus (2008): Buchführung : Grundlagen, Übungen, Klausurvorbereitung. Gabler Verlag, Wiesbaden.
2Grünig, Heinz / Sigrist, Peter (2007): Rechnungswesen 1. Einführung mit System. Verlag Grünig und Sigrist, Bern; S. 8.

Kommentare

Jérôme Kolly

Guten Tag
die funktionnalität ist sensationnel!
ich stelle mich die Frage der Gültigkeit der Lösung. Soviel ich weiss sind hochgeladene Belege in Bexio nicht signiert, was aus meiner Sicht von Gesetz verlangt ist.
Können sie bitte darauf stellung nehmen.
Danke für ihre Mitarbeit!

Jérôme Kolly

bexio

Guten Tag Herr Kolly

Vielen Dank für Ihr Lob. Sie haben Recht, die hochgeladenen Belege sind nicht signiert. Deshalb betrachten wir den Datei-Upload auch als (elektronische) Ablage und nicht als Archiv. Um sich rechtlich abzusichern und um z.B. die Aufbewahrungspflicht einzuhalten, müssen Sie die Belege immer noch physisch irgendwo ablegen. Aber trotz allem können die hochgeladenen Dateien übersichtlich geordnet und schnell gefunden werden.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen so weiterhelfen. Ansonsten wenden Sie sich doch an unser Support-Team unter +41 71 552 00 60.

Ihr bexio-Team

Florian Knoblich

1.) Könnten Sie www.gini.net integrieren? Die haben eine Texterkennung für gescannte Belege. Dann kann man die hoch geladenen Dokumente auch gleich verbuchen.
Oder ist bei Bexio schon so eine Funktion integriert?

Vielleicht gäbe es über Gini auch eine Lösung für die Kontakt Erstellung, so dass Gini auf einer Webseite die Kontaktdaten erkennt und man diesen dann in Bexio importieren kann?

Vielen Dank

Florian Knoblich

bexio

Guten Tag Herr Knoblich

Vielen Dank für Ihren Input. Wir nehmen ihn gerne auf und werden ihn bei der späteren Planung prüfen. Eine Texterkennung ist nicht integriert, allerdings können Sie die hochgeladenen Dokumente trotzdem verbuchen: So können Sie bspw. aus einem Beleg, der an den Posteingang gesendet wurde, direkt eine manuelle Buchung erstellen. Bei Fragen oder Unklarheiten hilft Ihnen unser Support-Team unter +41 71 552 00 60 gerne weiter.

Besten Dank

Ihr bexio-Team 

Markus Mosimann

Soweit ich weiss, werden Belege, die als PDF/A gespeichert sind, von den Behörden akzeptiert. Falls die Dokumente in diesem Format gespeichert würden, könnte man m.E. auf die Archivierung der physischen Dokumente verzichten.

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