02.10.2015 | 2 Kommentare

Kassenbuch führen?

Auf den Punkt gebracht: Gerade bei Klein- und Kleinstunternehmen ist das Kassenbuch Bestandteil der Einnahmen- und Ausgaben-Rechnung. Doch was steckt im Detail dahinter? Beim Begriff Kassenbuch stellt sich bereits die erste Frage: Heisst es Kassen- oder Kassabuch? Bei einer Google-Suche steht das Verhältnis klar zugunsten des Kassenbuchs und auch in Wirtschaftslexiken findet sich nur noch der Begriff Kassenbuch. Aber juristisch werden die beiden Begriffe synonym verwendet. Der Einfachheit halber setzen wir im Beitrag auf den Ausdruck Kassenbuch.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Antwort auf diese Frage liefert das Obligationenrecht: In Artikel 957 Abs. 1 ist festgehalten, dass Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von über CHF 500 000 im Jahr sowie generell juristische Personen der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung unterliegen.

Doch was bedeutet dieser Artikel nun für die vielen Klein- und Kleinstunternehmen mit einem Umsatzerlös von weniger als CHF 500 000? Für sie besteht die Möglichkeit einer erleichterten Buchhaltung: Diese Unternehmen können sich auf das Führen einer reinen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit einem Kassenbuch bzw. Milchbüchlein) und der Vermögenslage beschränken.

Trotz dieser erleichterten Buchhaltung empfiehlt der grösste Schweizer Verband für Rechnungslegung, Controlling und Rechnungswesen veb.ch eine an den Anforderungen des Geschäfts orientierte minimale doppelte Buchhaltung. Denn bereits kleine Unternehmen mit einem tieferen Jahresumsatz haben so stets einen Überblick über ihre Finanzen. Denn Buchhaltung muss nicht kompliziert und teuer sein: Mit der Business Software von bexio können es sich auch Kleinunternehmen leisten und nebenbei zum Beispiel auch Kontakte verwalten und einfach Rechnungen schreiben.

In welcher Form muss ein Kassenbuch geführt werden?

Auch bei einer Buchhaltung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchhaltung (GoB) sinngemäss nach OR Art. 957a Abs. 2: Die Einnahmen und Ausgaben sollen fortlaufend, lückenlos und zeitnah aufgezeichnet und durch «Kassastürze» (sprich Festhalten des Kassabestandes) regelmässig kontrolliert werden. Damit ist auch festgelegt, wie häufig ein Kassenbuch nachzuführen ist: Es darf nicht nur einmal im Jahr aufgrund der Belege nachgeführt werden.

Darüber hinaus weist die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), gestützt auf OR Art. 958f Absatz 4, auf die Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) hin: Sämtliche Geschäftsbücher und Buchungsbelege - also auch das Kassenbuch - müssen so geführt bzw. erfasst und aufbewahrt werden, dass Inhalte nicht abgeändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Ausserdem muss berücksichtigt werden, dass die Belege während zehn Jahren aufzubewahren sind und auch lesbar sein müssen; speziell bei Thermodruck-Quittungen immer wieder eine Herausforderung. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1).

Was muss im Kassenbuch stehen?

Um den Anforderungen an die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit einem Kassenbuch) zu genügen, müssen anhand des Eingangsbelegs folgende Punkte im Kassenbuch erfasst werden:

Erfassungen im Kassenbuch mit

Erfassungen im Kassenbuch mit

  • Datum bzw. Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls
  • Fortlaufender Belegnummer
  • Aussagekräftigem Buchungstext
  • Betrag (Einnahmen in die Kasse oder Ausgaben durch die Kasse)
  • Kontierung
  • Saldo

Kommentare

René Schellenberg

Besten Dank für diese Hinweise. Bei bargeldintensiven Betrieben ohne handschriftliches Kassenbuch kann sogar die gesamte Buchhaltung durch die Steuerbehörde abgewiesen werden (Erfahrung im Kanton Zürich).
Anderseits sind kleinere Bürokassen - die meistens der Brieftasche eines Inhabers - entsprechen besser als Kontokorrent oder via Spesenbeleg zu führen, dann kann man sich die separate Führung des Kassenbuches ersparen.

bexio

Guten Tag Herr Schellenberg

Besten Dank für Ihre Ergänzungen. Bei kleineren Bürokassen können auch alternative Methoden eingesetzt werden - eine konsequente Führung eines Kassenbuchs hilft aber sicher, die Übersicht zu bewahren.

Freundliche Grüsse

Ihr bexio-Team

Krhut Paul

was heisst Bargeldintensiv, wenn ich in meinem Betriebchen 3-4 Eintragungen im Kassenbuch (PC- el. geführt) pro Woche mache ist meiner Ansicht an nicht Bargeldintensiv und trotzdem wird meine Buchhaltung (Umsatz 99000.-) bzw. Kassenbuch Führung nicht anerkannt (Kant Solothurn) und muss mir jedes Jahr sogenante Anpassungen von dem Steuerbeamten gefallen lassen. Ist das korrekt?

bexio

Guten Tag

So direkt können wir Ihnen das nicht beantworten. Um Ihre Lage einschätzen zu können, empfehlen wir, mit einem Treuhänder zusammen zu arbeiten. Er kann auf Ihre individuelle Situation eingehen. Sie finden bspw. einen in unserem Treuhänder-Verzeichnis.

Beste Grüsse, Ihr bexio-Team

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