Die Administration: Einfacher dank Administrationssoftware

Der Administration einer Unternehmung kommt eine zentrale Bedeutung zu: Ihr obliegt die anspruchsvolle Verwaltung der Firma. Ohne sie wäre das Führen eines Unternehmens praktisch unmöglich. Ihre Notwendigkeit ist durch eine Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften bedingt, welche im Zusammenhang mit der Erfüllung des Kerngeschäfts Anwendung finden, sowie durch die geschäftliche Tätigkeit des Unternehmens an sich. Ein Beispiel für eine solche Vorschrift ist die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht zur Rechnungslegung. Um sich besser auf sein Kerngeschäft konzentrieren zu können, wäre so mancher Firmeninhaber trotz der Wichtigkeit gesetzlicher Regelungen froh, wenn die Gesetzesflut und die damit verbundene Administrationslast reduziert würden.

Was beinhaltet die Administration?

Der Verwaltungsumfang variiert je nach Größe und Komplexität der Unternehmensstruktur sowie der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Um im Krieg gegen das Papier – und heutzutage auch gegen elektronische Daten aller Art – siegreich zu sein, bedürfen Unternehmungen qualifizierter Mitarbeiter, welche sich dieses notwendigen Übels annehmen. Als Partner dient eine geistreiche Administrationssoftware wie bexio.

Mehr Zeit fürs Kerngeschäft: Administrationssoftware schafft Ordnung und bringt Klarheit ins Büro

Der Begriff der Administration im betriebswirtschaftlichen Sinn ist weit gefasst: Sie übernimmt in einer Unternehmung sämtliche Aufgaben, welche mit der Organisation und der Erfüllung der betrieblichen Aufgaben zusammenhängen. Dabei sorgt sie für Ordnung, optimiert firmeninterne Abläufe und strukturiert den Büroalltag. Je nach Art der Unternehmung variiert der Aufgabenkatalog der administrativen Arbeiten. Beispiele für Arbeiten in der Büroadministration sind die Buchhaltung, das Bestellwesen oder allgemeine Schreibarbeiten. Eine äußerst wichtige Aufgabe, die typischerweise den Mitarbeitern der Verwaltung obliegt, ist das Führen einer gut organisierten Ablage der Dossiers. Dies garantiert, dass wichtige Daten und Korrespondenz bei Bedarf jederzeit schnell verfügbar sind. Mitarbeiter, welche in der Unternehmensverwaltung tätig sind, sollten prinzipiell über einen fundierten kaufmännischen Hintergrund verfügen, um ihrer Aufgabe innerhalb des Unternehmens gerecht werden zu können. Sie haben je nach Position bedeutende Entscheidungsbefugnisse, weshalb sie in der Lage sein müssen, Verantwortung zu übernehmen. Gewisse einfache Aufgaben können jedoch problemlos auch von weniger qualifizierten Personen ausgeübt werden.

Eine Administrationssoftware erleichtert die Arbeit

Um den heutigen Anforderungen an die Verwaltung einer Unternehmung gerecht werden zu können, gibt es für die Abwicklung von Unternehmensprozessen verschiedene Anbieter von Administrationssoftware, beispielsweise bexio. Große Unternehmungen haben die Möglichkeit, ihre Arbeitslast auf verschiedene Abteilungen aufzuteilen. Die so entstehende Spezialisierung der einzelnen Mitarbeiter ermöglicht eine effizientere Aufgabenabwicklung durch die verschiedenen administrativen Einheiten wie die Buchhaltung oder die Personaladministration. Dementsprechend hohe Anforderungen muss folglich auch die Software für die Administration erfüllen können, damit eine effiziente Zusammenarbeit dieser Abteilungen gewährleistet wird.

Administration im Griff mit Software wie bexio

Die Administration in KMU (kleine und mittlere Unternehmen) zeichnet sich im Gegensatz zu großen Firmen häufig dadurch aus, dass sich der Aufgabenkatalog der einzelnen Mitarbeiter einiges umfangreicher gestaltet. So werden in kleinen und mittleren Unternehmen verschiedene Aufgaben wie Buchhaltung oder allgemeine Postverwaltung, welche in großen Firmen von verschiedenen Abteilungen erledigt werden, nicht selten von ein und derselben Person wahrgenommen. Gerade in kleinen Betrieben kommt es häufig vor, dass der Firmeninhaber persönlich sämtliche anfallenden administrativen Aufgaben übernimmt – von der Terminvereinbarung über die Buchhaltung bis zur Archivierung.

Eine gute und entlastende Lösung wie bexio hilft dabei. Falls eine kleine oder mittlere Firma alle verwaltungstechnischen Aufgaben selbst erfüllen möchte, benötigt sie eine Software, welche alle wesentlichen betriebswirtschaftlichen Funktionalitäten enthält, sowie sämtliche Bedürfnisse des Unternehmens abzudecken vermag. Auf dem Markt finden sich verschiedene Anbieter, deren Softwarelösungen speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sind.

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